فضای کسب و کار کنونی تفاوت های بسیاری با گذشته دارد و رقابت در آن نقش ویژه ای پیدا کرده است، در این فضا، بدون شک مهمترین عامل متمایز کننده بین رقبا پس از کیفیت، زمان و هزینه ارائه کالا و یا خدمات ارزش افزوده است، ارزش افزوده ای که از طریق ایجاد یک ارتباط پایدار و مستمر با مشتری پدید می آید. مدیریت ارتباطات مشتریان مهمترین اقدام در ایجاد این ارزش افزوده است.
مدیریت ارتباطات مشتریان را به اختصار می توان چنین تعریف کرد:
یک متدلوژی : رسیدن به رشد تجاری با مدیریت کارآمد روابط با مشتریان گذشته، حال و آینده
یک استراتژی: رسیدن به اهداف تجاری با مشخص کردن اهداف، پیاده سازی طرح تجاری و اندازه گیری نتایج توسط یک سیستم.
یک مفهوم : زیرساختی که ما را قادر به تعریف و افزایش عرضه ارزش افزوده به مشتری می سازد و ابزارهای صحیح که توسط آنها مشتریان را تبدیل به مشتریان وفادار سازیم.
یک سیستم: نرم افزار، سخت افزار، فرایند ، ...
اتوماسیون فرایندهای تجاری : بازاریابی، فروش، پشتیبانی و ... .
هر چند نرم افزار در مقایسه با فرآیند و افراد نقش کمتری در جذب مشتریان جدید و ایجاد ارتباط پایدار با مشتریان دارد، اما به عنوان یک بستر می تواند سایر فعالیتها را به شکلی سازماندهی نماید که فرآیند ها به شکل منظم اجرا شوند و افراد نقش واقعی خود را در سیستم بازی نمایند.
امین، یک نرم افزار CRMبا قابلیت های ویژه ارتباطی و عملیاتی است، به شکلی که در بازار نرم افزارهای خارجی و داخلی، معدود نرم افزارهایی قابلیت رقابت با این سیستم علی الخصوص در وجوه ارتباطی آن را دارند. این نرم افزار که کاملا مطابق با نیازهای واقعی محیط های تجاری و کسب و کار در ایران پیاده سازی شده است مجموعه ای از زیرسیستمها و ابزارهایی است که در نهایت می تواند فعالیت واحد های بازاریابی و فروش را هماهنگ و مکانیزه نماید و ارتباط با مشتریان را تحت نظارت، مدیریت و کنترل مدیران به صورت خودکار و هوشمند اجرا نمایند.
امکانات برنامه
ثبت همه اطلاعات مشتریان به صورت پویا : در این نرم افزار کاربر به سادگی می تواند بدون هیچگونه محدودیتی هرگونه اطلاعات مورد نیاز در مورد مشتریان خود را با توجه به نوع صنعت و نیازمندیهای آن تعریف کرده و وارد نماید. این اطلاعات در بخش اطلاعات عمومی و شخصی برای افراد حقوقی و یا حقیقی نظیر نام، نوع شخص، سوابق کاری، افراد مرتبط، تصاویر و اسناد و نشانی های مختلف نظیر شماره های تلفن ثابت ، نمابر، تلفن همراه، آدرس سایت، کد پستی، صندوق پستی، نشانی پستی و ... و اطلاعات اختصاصی خاص هر مشتری است که توسط خود وی تعریف می شود.
گروه بندی و طبقه بندی مشتریان : به صورت کاملا پویا مشتریان می توانند در گروه های مختلف تقسیم گردند و بر اساس معیار های مختلف طبقه بندی و درجه بندی گردند و سپس فعالیتهای آتی بازاریابی به صورت گروهی روی آنها اجرا گردد.
مدیریت و تقسیم کار بین بازاریابان و کاربران سیستم : در یک محیط شبکه ای، نه تنها مشتریان مختلف براساس معیاری های دلخواه می توانند بین بازاریابان و پرسنل شرکت تقسیم گردند بلکه می توان سطوح دسترسی آنها به اطلاعات و عملیات را به صورت کامل کنترل و مدیریت نمود.
تعریف پروژه، کارگروهی و مدیریت وظائف کارکنان: پروژه ها و فعالیت های بازاریابی و تبلیغاتی (Marketing Campaign) ، وظائف و کارهای مستقل در این نرم افزار تعریف و مسؤولیت آنها به عهده کارکنان مختلف گذاشته می شود، بدین شکل ضمن ایجاد یک لیست کار برای کارکنان (Task List) مدیران می توانند وضعیت پیشرفت کارها و پروژه ها را مشاهده و گزارشات مختلف را تهیه نمایند.
تعریف کالا و خدمات : هرگونه کالا و یا خدمات در سیستم قابل تعریف بوده و اطلاعات تخصصی آنها که خاص هر شخص است به سادگی توسط کاربر قابل اضافه شدن است.
تعریف تعاملات تجاری: هرگونه تعاملات تجاری رایج بین فروشنده/خریدار ، پیمانکار/کارفرما و یا عرضه کننده خدمت/دریافت کننده خدمت در سیستم به صورت پویا قابل تعریف است اعم از پیش فاکتور، فاکتور، قرارداد، تفاهم نامه و ... و مطابق قالب مورد انتظار استفاده کننده نیز فرمت چاپی آن تعریف می شود.
ثبت همه روابط تجاری به صورت کامل : روی کالاها و خدمات ثبت شده در سیستم همه گونه روابط تجاری بین استفاده کننده و مشتریانش ثبت و نگهداری می شود و بر اساس آن می توان گزارشات مختلف تهیه نمود.
تبت تماس و ارتباطات با مشتریان: همه تماس ها و روابط در قالب های مختلف بین استفاده کننده و مشتریانش در سیستم ثبت و طبقه بندی می شوند این روابط می توانند مذاکرات تلفنی، جلسات، ارسال نمابر، ارسال نامه(صادره) و یا دریافت نامه (وارده)، پیک، پست و ... باشند.
ارسال فردی یا گروهی پیامهای از پیش تعریف شده: با تعریف پیام های پویای پارامتریک حاوی اطلاعات مورد نیاز و به شکل ظاهری و چیدمان دلخواه در قالب پیام کوتاه(SMS) ، پست الکترونیک (email)، نمابر، نامه، پیام صوتی، بلوتوث و ... می توان به یک فرد و یا به گروه مشخصی از مشتریان اطلاع رسانی به صورت خودکار انجام داد.
ارسال هوشمند و برنامه ریزی شده پیام ها به صورت خودکار بر اساس زمانبندی تعیین شده: در این شکل فقط با تعریف یک سیاست و یا برنامه کاری می توان به صورت کاملا خودکار در زمان مشخص به یک مشتری اطلاع رسانی کرد، از شکل ساده پیام تبریک تولد گرفته تا اعلام تاریخ سررسید چک، تاریخ حمل سفارش، تاریخ پایان قرارداد، رسیدن به سقف سفارش و یا رسیدن بدهی به یک عدد معین همه در سیستم قابل تعریف و اجرا است.
نظر سنجی از طرق مختلف : برای مدیریت و ارزیابی میزان رضایتمندی مشتریان (CSM: Customer Satisfaction Management) در این نرم افزار امکان برگزاری نظرسنجی (یا مسابقه) به صورت دائم و یا دوره ای به روش نیمه مکانیزه، تلفنی ، پیام کوتاه (SMS) و وب سایت به صورت تشریحی و یا چند گزینه ای (تستی) پیش بینی شده است.
ثبت سفارشات به صورت مکانیزه و یا نیمه مکانیزه: سفارشات و درخواست های مشتریان به صورت نیمه مکانیزه و یا کاملا خودکار از طریق ثبت سفارش با استفاده کانال های تلفن، پیامک و وب سایت از جمله امکانات قابل بهره برداری برای استفاده کننده از نرم افزار می باشد.
اتصال خودکار به سیستم تلفن گویا: جهت پاسخگویی هوشمند، اپراتوری خودکار، صندوق های پستی صوتی، نمابر و پیام کوتاه، ارایه لیست قیمت به صورت صوتی و یا نمابر و ارائه اطلاعات اختصاصی هر مشتری به صورت گویا یا نمابر برای مثال کاردکس مشتری، ثبت و یا وضعیت سفارش، گردش حساب و ... نرم افزار کاملا با زیرسیستمهای تلفن گویا به صورت یکپارچه و متمرکز عمل می کند.
اتصال خودکار به پرتال و وب سایت: به جهت تسهیل ارتباط مشتریان و دریافت گزارشات به صورت مستقیم نرم افزار امین در بخش داده ای به صورت کاملا یکپارچه با پرتال دیانا، تولید شده است. با استفاده این پرتال می توان یک وب سایت کاملا پویا برای کاربر پیاده سازی نمود از جمله امکانات این پرتال می توان به چند زبانه بودن، قابلیت تعریف نامحدود صفحه توسط استفاده کننده و چیدن ماژول های مختلف مانند متون، اخبار، رویدادها، تالارهای گفتگو، دفترتلفن، ارتباط با ما و .... روی صفحات است.
دفتر تلفن سازمانی و Helpdesk :یک دفتر تلفن هوشمند با تعریف سطح دسترسی افراد به بخشهای مختلف آن، تماس خودکار تنها با یک کلیک و ثبت تماس و نتایج آن یکی از بخشهای سودمند این نرم افزار در به اشتراک گذاری کنترل شده اطلاعات سازمانی بین کارکنان است.
گزارشات تحلیلی ارتباط با مشتریان و نتایج آن : با طبقه بندی ارتباطات با مشتریان در شاخه های مختلف در نهایت می توان گزارشهای تحلیلی و نمودارهای مختلفی از اثربخشی هر کدام از شیوه های ارتباطی بدست آورد.
گزارشات پویا : یکی از امکانات ویژه این سیستم بخش گزارشات پویای آن است که خود استفاده کننده با توجه به نیازمندی های خود و اطلاعات موجود در سیستم می تواند گزارشات و نمودارهای مورد نیاز خود را تعریف و استفاده نماید.قابلیت ارسال و دریافت اطلاعات و قابلیت اتصال به نرم افزار های دیگر : ارسال و دریافت اطلاعات در فرمت های استاندارد با نرم افزارهای رایج (از قبیل excel ، Outlook و فایل های HTML ) و نیز اتصال به نرم افزارهای خاص موجود در هر شرکت جهت تبادل اطلاعات از دیگر ویژگی های این سیستم است.
و ....
تعریف
مدیریت جریان کار (WFM: Work Flow Management) بستری نرم افزاری است که امکان يکپارچه سازی، هماهنگی و همکاری برنامه های کاربردی سازمان را در راستای برآورده ساختن اهداف سازمان و مطابق جريان کار تعريف شده درون سازمانی فراهم می آورد. اين امر بوسيله مدل سازی و اتوماتیک سازی گردش کار محقق میگردد.
مدیریت گردش کار در CRM رادمان
زیر سيستم مدیریت گردش کار نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان رادمان (نرم افزار امین) عهد دار تعریف،اجرا و نظارت بر کارهایی است که در زمینه برآورده سازی درخواست های مشتریان و مخاطبان سازمان صورت می گیرد، به شکلی که از یکسو رضایتمندی مشتری با کاهش تاخیر در ارائه خدمات به وی افزایش یابد و از سوی دیگر اهداف تجاری سازمان با مکانیزه کردن فرآیندها محقق شود.
این سیستم بر اساس استاندارد از سه جز اصلي زير تشكيل شده است:
بخش تعریف فرآیندها (Workflow Process Definition ) : در اين قسمت طراحی و تعريف جریان کار سازمان انجام می گیرد که از دو قسمت ديگر کاملا مجزاست
بخش اجرای فرآیندها (Workflow Engine) : این قسمت هسته اصلی workflow می باشد که وظیفه انجام کارها بر حسب تعاریف انجام شده در Definition را بر عهده دارد.
بخش( Work list handler): این قسمت کارتابل کاری می باشد و وظیفه نمایش کارهای اختصاص داده شده به کاربران رابر عهده دارد.
ابزار تعريف فرايند:
در اين قسمت سناريوی سازمان بوسيله ابزار " تعريف فرايند " تعريف می شود. اين ابزار محيط گرافيکی ساد ه باتوانمندی بالايی را در اختيار مهندسين نرم افزار سازمان قرار می دهد تا بتوانند به راحتی فرايندها و فعاليتهای
درون سازمانی و جريان کار خود سازمان خود را به صورت کاملا گرافيکی تعريف کنند .در نهايت کدی توليد می شود که حاصل تعريف گردش کار سازمان می باشد و به منظور اجرا در در موتور WFM مورد استفاده قرار می گيرد.
کارتابل کاربران:
هر کاربر پس از ورود به سیستم وارد کارتابل خود می شود. در این کارتابل، کاربر به همه فرآیندها و مراحلی که مجوز دسترسی به آنها برایش تعریف شده است کنترل دارد. هر کار جدیدی که در هر فرآیند وارد یکی از این وضعیت ها شود، کاربر مطلع شده و می تواند ضمن انجام آن کار ، وضعیت آن را به مرحله بعد تغییر دهد.
داشبورد مديريتی:
پس از بار گذاری هر گردش کار و اجرای آن برای مشتریان مختلف توسط کاربران مجاز حال نوبت مدير سازمان است که روی روند اجرای کارها نظارت داشته باشند. این کار از طریق یک داشبورد گرافیکی صورت می گیرد که بر اساس پارامترهای پارامتریک قابل تعریف مختلف، وضعیت های فرآیند ها رنگ های متفاوتی می گیرند.(برای مثال رنگ سبز برای وضعیت طبیعی آن پارامتر، زرد برای وضعیت بحرانی و رنگ قرمز برای وضعیت نگران کننده آن پارامتر تعیین می شود)
مزایای اصلی سیستم گردش کار:
• بهبود كارائي
• كنترل بهتر فرآيندها
• بهبود خدمات به مشتريان
• انعطاف پذيري
• بهبود فرايندهاي سازمان
• كاهش دادن هزينههاي سازمان
• كوتاه نمودن زمان كل انجام یک وظیفه
• كاهش انبارداري به حداقل
• گسترده نمودن تنوع در توليد و خدمات
• افزايش بهبود كيفيت
• ايجاد زمان مطمئن براي تحويل
• ساماندهي كارآمد دريافت تقاضا، توليد و تامين منابع در سطح گسترده
• تسهیل ارتباطات سازمانی و انسانی
• کاهش اشتباهات و افزایش صحت اطلاعات سازمانی
• تقویت امنیت سازمانی
• مشاهده مراحل گردش کاری طی شده به صورت گرافیکی
• قدرت انطباق با سیستم های جاری سازمان
• قابلیت گزارش گیری به صورت پویا و گزارش ساز توسط کاربر
• قابلیت ثبت تماس های مشتریان
• قابلیت تعریف دسترسی های مختلف برای کاربران
• امکان يکپارچه سازی , هماهنگی و همکاری برنامه های کاربردی سازمان را در راستای برآورده ساختن
اهداف سازمان , بر طبق جريان کار تعريف شده درون سازمانی فراهم می آورد , که اين امر بوسيله
مدل سازی و اتوماتيک سازی دانش انجام کار محقق می شود.
ويژگيهای Workflow رادمان:
•مبتنی بر Web، قابل بهره بردای روی شبکه اینترنت در قالب یک وب سایت مشخص و یا در اینترانت سازمان
•استفاده از تکنولوژی Web Service و XML
• ابزارهای تعريف کاملا گرافيکی
• کاملا فارسی
• قيمت مناسب در مقايسه با ساير محصولات مشابه
• قابلیت اتصال به سایر نرم افزارهای سازمان از طریق درج یا استخراج اطلاعات روی بانک های اطلاعاتی انها
مجموعه ای از نرم افزارهای تحت ویندوز و یا تحت وب (با توجه به انتخاب امکانات انتخاب شده نهایی توسط خریدار)
بانک اطلاعاتی Microsoft SQL Server روی نسخه های 2000، 2005 و یا 2008 بدون محدودیت روی سقف اطلاعات
به صورت تک کاربره و یا شبکه ای بدون محدودیت در تعداد کاربران استفاده کننده روی شبکه محلی، اینترانت و یا اینترنت
قابلیت استفاده از کامپیوترهای رایج به عنوان سرور و یا ایستگاه های کاربری و عدم وابستگی به سخت افزار خاص
قابلیت ارسال اطلاعات روی نامحدود خط نمابر، تلفن و خط پیام کوتاه (در صورت استفاده)
قابلیت ارسال و دریافت پیام کوتاه روی انواع شبکه های مخابراتی و با استفاده از خطوط عادی تلفن همراه (سیم کارت) و یا شماره های اختصاصی تلفن همراه (در صورت استفاده)